För dig som ombud

För dig som är ombud

Allt du behöver veta som ombud vid EFS årsmöte

Ett ombud är en representant för sin förening och kan tala och rösta i föreningens ställe på årsmötet.

Som ombud för din förening är du ansvarig för att föra fram föreningens åsikter i de frågor som finns på dagordningen. Det kan du göra genom att skriva i det digitala mötet, begära ordet i hybridmötet och rösta vid omröstningar.

Du får också föra fram dina egna åsikter och tankar om du tänker annorlunda än föreningen som helhet, men när du röstar bör du rösta i enlighet med föreningens mening.

Det är din förening som kan utse dig till ombud, antingen på ert årsmöte eller vid ett styrelsemöte om föreningen har gett sin styrelse i uppdrag att utse ombud.

Den som är registrerad medlem i en förening eller grupp ansluten till EFS kan bli ombud för sin förening eller grupp.

Du har din förenings stöd – de har förtroende för dig!

Du har möjlighet att fråga din förenings styrelse eller EFS organisationssekreterare om du har frågor kring förberedelse, handlingar och vad du ska tänka på. Du kommer i kontakt med EFS organisationssekreterare genom att mejla till ombud@efs.nu eller ring Tea Gustavsson 073-856 94 30.

Arbetet som ombud har fyra faser:

Förberedelser – be, läsa årsmöteshandlingar, samla in föreningens tankar om de frågor som behandlas på årsmötet, testa din inloggning i VoteIT innan årsmötet börjar. Tidsåtgång: ca 3 h
Diskussion – delta i diskussioner i VoteIT rörande de frågor som behandlas på årsmötet under årsmötets gång. Tidsåtgång: ca 1 h innan hybridmötet + 4 h under hybridmötet.
Omröstningar – rösta i VoteIT under de olika omröstningsperioderna. Tidsåtgång: ca 30 min
Efterarbete – informera föreningen om de beslut som fattats. Tidsåtgång: ca 30 min

Det finns två huvudsakliga funktioner med ett årsmöte:

Den första är att granska styrelsens arbete under det föregående året. Dels granskar man att styrelsen har gjort det som årsmötet beslutet, dels ser man så att det inte finns tecken på korruption eller misskötsel.

Den andra är att vara med och påverka hur EFS ska arbeta i framtiden, vad man ska prioritera och satsa på, vilka personer som ska utses till EFS styrelse och ta ställning till förslag som kommit in till årsmötet från medlemmar och föreningar. Det som beslutas på årsmötet ligger till grund för EFS inriktning och arbete under året och kommande år.

Vi har fått världens viktigaste uppdrag – att verka för att människor och samhällen blir förvandlade av Jesus. Uppdraget är större än någon enskild – alla behövs, och du har något att bidra med.

Detta gäller också EFS årsmöten, där viktiga beslut fattas om inriktning, framtid, resurser och styrelse. När ombuden förbereder sig i bön, samtal och genom att ta del av årsmöteshandlingarna kan vi lita på Guds ledning i besluten. Att vara ombud är därför en viktig del av att verka i enlighet med EFS vision.

Vad EFS ska göra bestäms av årsmötet genom ombudens röster. Du som ombud kan alltså påverka EFS arbete i hög grad. Man kan också påverka genom att skriva förslag (motioner) till EFS årsmöte, men det behöver man inte vara ombud för att kunna göra. Däremot är det endast ombud som får rösta om förslagen.

EFS årsmöten pågår normalt under fem dagar, men med varierande tidsåtgång. De fyra första dagarna är helt digitala och du som ombud deltar hemifrån. Den femte dagen är i hybridmötesform, där du som ombud kan välja om du vill delta på plats under EFS och Salts årsmöteskonferens eller om du vill delta digitalt hemifrån.

Dag 1: Årsmötet brukar starta i en livesändning på kvällstid, ca 45 min, där du som ombud måste koppla upp dig en viss tid. Omröstningsperiod 1 startar därefter och pågår under en timmes tid, men du som ombud kan rösta närsomhelst under den timmen. Det tar ca 5 min för dig som ombud att rösta i de ärenden som ingår i omröstningsperiod 1.

Dag 2: Årsmötet är öppet i VoteIT kl 08.00-21.00 och då kan du som ombud under den tiden när som helst gå in och delta i diskussioner, ställa frågor eller kanske lämna ett förslag.

Dag 3: Årsmötet är öppet i VoteIT kl 08.00-21.00 och då kan du som ombud under den tiden när som helst gå in och delta i diskussioner, ställa frågor eller kanske lämna ett förslag.

Dag 4: Årsmötet är öppet i VoteIT kl 08.00-20.00. Omröstningsperiod 2 pågår under den sista timmen, men du som ombud kan rösta närsomhelst under den timmen. Det tar ca 5 min för dig som ombud att rösta i de ärenden som ingår i omröstningsperiod 2.

Dag 5: Årsmötet avslutas med ett hybridmöte där ombud kan välja att delta fysiskt på plats i årsmöteskonferensen eller digitalt via Zoom. Hybridmötet pågår ca 4,5 h med start kl 13. Du som ombud behöver vara med aktivt under hela den tiden för att kunna delta i debatt och omröstningar i de ärenden som fortfarande återstår.

Under den digitala delen diskuteras och beslutas främst om saker som hänt föregående år. På hybridmötet diskuteras och beslutas främst om framtiden; rambudget för kommande år, vilka som ska sitta i styrelsen, vilken handlingsplan EFS ska arbeta efter och hur årsmötet ställer sig till de förslag, motioner, som har kommit in till årsmötet.

Antalet ombud som en viss förening får skicka beror på hur många medlemmar föreningen har. Reglerna för antal ombud står i EFS stadgar och finns tillgängliga på efs.nu/arsmoteshandlingar. Det skickas också ut brev till alla föreningsordförande och kontaktpersoner där det anges vilket antal ombud de kan skicka till årets årsmöte.

Utifrån medlemsantalet i EFS 2025 är det maximala antalet ombud runt 600 stycken, men långt ifrån alla EFS-föreningar väljer att skicka ombud eller skickar färre ombud än de har rätt till, så de senaste åren har ca 250-300 ombud deltagit i årsmötet.

Det är mer gynnsamt för det demokratiska inflytande i rörelsen om fler ombud deltar i årsmötet, så om du aldrig varit ombud tidigare, våga prova på!

Frågorna i årsmötet rör dels det gångna verksamhetsåret där ombuden beslutar om man vill godkänna bokslut, verksamhetsberättelse och styrelsens arbete eller inte. Man beslutar också om handlingsplan, rambudget för kommande år, vilka personer som ska sitta i EFS styrelse, vilka personer som ska sitta i valberedningen och vilka revisorer EFS ska ha. Detta är viktigare än man många gånger tror. Dessutom fattar man beslut om de förslag (motioner och propositioner) som kommit in till årsmötet.

Det är en investering i framtiden att sända ombud till årsmötet – överväg att betala ombudens resor och boende under årsmöteskonferensen.

Hjälp de utsedda ombuden att samla in föreningens tankar om inkomna motioner till årsmötet genom att planera in ett föreningsmöte eller styrelsemöte två veckor innan årsmötet. Då finns alla handlingar tillgängliga på efs.nu för alla att ta del av.

Uppmuntra nya personer att vara ombud. Det är viktigt att fler personer får möjlighet att prova på att vara ombud och lära sig årsmötesformen om vi ska kunna bevara det demokratiska inflytandet i EFS.

Erbjud er att gå igenom handlingar tillsammans med ett nytt ombud och svara på frågor. T.ex. kan ekonomiansvarig gå igenom bokslut och budget och förklara hur man ska läsa och förstå handlingarna.

Gå gärna till din ordförande och säg att du är intresserad av att vara ombud. Det brukar tas emot med tacksamhet!

Prata med din förening i förväg – vad tycker vi? Finns det någon fråga på dagordningen som vi som förening vill påverka extra kring?

Om det är första gången du är ombud på ett årsmöte, våga fråga om sådant du undrar över! Fråga din förenings styrelse, mejla till ombud@efs.nu eller ring org.sek Tea Gustavsson på 073-856 94 30.

Att komma till årsmöteskonferensen är ett sätt att knyta kontakter i rörelsen, se och höra senaste nytt i rörelsen (nya missionärer, nya satsningar, fokusområden bl.a.) och vara en del av det pågående samtalet. Det är också ett tillfälle att komma samman som rörelse och söka Gud. Oavsett om man är ombud eller inte är man med och stärker rörelsen genom att vara närvarande. Det kommer att hjälpa dig själv att få en överblick över hela rörelsen och inte bara ditt lokala sammanhang.

Alla medlemmar har rätt att begära ordet under årsmötet under de ärenden som finns i föredragningslistan. Det är alltså inte bara ombuden som får yttra sig, men det är bara ombuden som har möjlighet att lägga förslag till beslut och rösta om de förslag som lagts.

För att delta i den digitala delen av årsmötet utan att vara ombud gör du följande:

Gå till EFS.voteit.se i webbläsaren
Logga in och skapa dig en användare (instruktion om hur du gör detta finns här!)
Leta upp årsmötet under dina möten eller klicka på länken till EFS årsmöte 2026 i högerspalten.
Om du vill få möjlighet att yttra dig kontaktar du ombud@efs.nu och begär att få yttranderätt i mötet. Mötesledningen granskar att du finns med i EFS medlemsregister och ger dig sedan rätt behörighet i systemet.

För att delta i hybridmötet kan du antingen vara på plats på årsmöteskonferensen eller logga in i VoteIT enligt ovan och där klicka på länken till videokonferensen för mötet.

Du som inte är medlem i EFS har ändå rätt att vara närvarande under årsmötet som åhörare, men du har inte rätt att begära ordet, lägga förslag eller att rösta.

Alla inlägg i EFS årsmöte, både digitala och muntliga, behöver följa dessa regler. Inlägg i VoteIT som bryter mot dessa kommer att modereras. Under hybridmötet är det mötesordförandens ansvar att se till att dessa regler efterföljs.

Håll god ton och var respektfull och artig.
Håll dig till det aktuella ärendet i dagordningspunkten.
Inga personpåhopp får förekomma.
Vid styrelseval är det bara tillåtet att plädera för någon.

Dessutom:

Det är alltid slagkraftigare att lyfta fram vad du tror på än att klanka ned på det du inte tror på.
Tänk på att ironi och sarkasm lätt kan missuppfattas i text.
På internet blir man ibland lite modigare än vad man skulle vara annars. Säg bara det du skulle vilja och våga säga till någon ansikte mot ansikte.

Checklista för dig som är ombud

Säkerställ med din ordförande att du är registrerad som ombud.
Läs årsmöteshandlingarna och förankra med din förening hur du ska företräda föreningen.
Se till att du har en fungerande dator/telefon/surfplatta så du kan delta och rösta i VoteIT från måndag 11 maj.
4 maj: Håll utkik i inkorgen efter ett mejl från ombud@efs.nu med inbjudan till mötet i VoteIT .
Registrera en användare/logga in i VoteIT med samma e-postadress som inbjudningsmejlet kom till den 4 maj.
4 – 10 maj: Gå årsmötesskolan i VoteIT om det är första gången du använder VoteIT eller om du vill påminna dig om hur VoteIT fungerar.
11 maj: Var med på årsmötets öppnande kl. 19.30 via Zoom och rösta i punkt 2-6 kl. 20-21.
11-14 maj: Delta i EFS årsmöte i VoteIT hemifrån genom att ställa frågor, diskutera eller lägga förslag till beslut. Omröstning i punkt 7-12 den 14 maj kl. 12.00-21.00.
15 maj: Delta i EFS årsmöte på plats i Piteå eller hemifrån kl 13-17.

För dig som vill delta i årsmötet på distans den 15 maj

Läs på om de tekniska kraven för att kunna delta i årsmötet via Zoom under den 15 maj.

Det är en investering i framtiden att sända ombud till årsmötet – överväg att betala ombudens resor och boende under årsmöteskonferensen.

Gå gärna till din ordförande och säg att du är intresserad av att vara ombud. Det brukar tas emot med tacksamhet!

Prata med din förening i förväg – vad tycker vi? Finns det någon fråga på dagordningen som vi som förening vill påverka extra kring?

För att delta i den digitala delen av årsmötet utan att vara ombud gör du följande:

Gå till EFS.voteit.se i webbläsaren
Logga in och skapa dig en användare (instruktion om hur du gör detta finns här!)
Leta upp årsmötet under dina möten eller klicka på länken till EFS årsmöte 2026 i högerspalten.
Om du vill få möjlighet att yttra dig kontaktar du ombud@efs.nu och begär att få yttranderätt i mötet. Mötesledningen granskar att du finns med i EFS medlemsregister och ger dig sedan rätt behörighet i systemet.

För att delta i hybridmötet kan du antingen vara på plats på årsmöteskonferensen eller logga in i VoteIT enligt ovan och där klicka på länken till videokonferensen för mötet.

Du som inte är medlem i EFS har ändå rätt att vara närvarande under årsmötet som åhörare, men du har inte rätt att begära ordet, lägga förslag eller att rösta.

Håll god ton och var respektfull och artig.
Håll dig till det aktuella ärendet i dagordningspunkten.
Inga personpåhopp får förekomma.
Vid styrelseval är det bara tillåtet att plädera för någon.

Dessutom:

Det är alltid slagkraftigare att lyfta fram vad du tror på än att klanka ned på det du inte tror på.
Tänk på att ironi och sarkasm lätt kan missuppfattas i text.
På internet blir man ibland lite modigare än vad man skulle vara annars. Säg bara det du skulle vilja och våga säga till någon ansikte mot ansikte.

Tekniska krav för att delta i årsmötet

Måndag–Torsdag

För alla ombud

För att vara engagerad i årsmötet måndag-torsdag behöver varje ombud ha:

Dator, telefon eller surfplatta med webbläsare (tex Chrome) och internetuppkoppling.
Åtkomst till inkorgen för den e-postadress som du registrerades med i ombudsregistreringen och som du fått inbjudan till VoteIT till. OBS! Du kan inte använda samma e-postadress som ett annat ombud eller ersättare, så uppge en e-postadress som är unik för dig. Om den som registrerat dig som ombud har uppgivit en e-postadress som behöver ändras kontakta ombud@efs.nu innan den 3 maj!
En användare i VoteIT med den e-postadress som du registrerades med i ombudsregistreringen. Om du tidigare är registrerad som användare i VoteIT med den e-postadressen behöver du bara logga in. Om det är första gången du ska registrera dig i VoteIT får du information om hur du göra detta per e-post den 27 april.

Fredagens hybridmöte

Dator, telefon eller surfplatta med webbläsare (tex Chrome)
Den enhet du har med dig måste ha åtkomst till inkorgen för den e-postadress som du registrerades med i ombudsregistreringen.
En användare i VoteIT med den e-postadress du registrerades med i ombudsregistreringen.
Trådlöst WiFi finns tillgängligt i lokalen i Piteå för den som behöver

Dator, telefon eller surfplatta med mikrofon och videokamera.
God internetuppkoppling för ett videomöte.
Webbläsare på datorn (tex Chrome) eller appen Zoom för dator/mobil enhet.
En användare i VoteIT med den e-postadress som du registrerades med i ombudsregistreringen

Vanliga frågor som ombud

Om EFS årsmöte

EFS årsmöte pågår vanligen under fem dagar. De fyra första dagarna sker diskussionerna skriftligt i det digitala årsmötessystemet VoteIT som EFS använder. Medlemmar och ombud kan där både delta i diskussioner, ställa frågor samt lämna förslag till beslut helt och hållet hemifrån. Den femte dagen avrundas årsmötet med ett hybridmöte där diskussioner och förslag till beslut lämnas muntligt, antingen genom att man deltar på plats på EFS årsmöteskonferens eller att man är med digitalt via Zoom.

Ett detaljerat tidsschema kommer att presenteras i mars 2026. Där ingår information om tider för de olika punkterna på föredragningslistan och under vilka tider VoteIT är öppet för omröstningar. Alla omröstningar, även under hybridmötet, sker digitalt via VoteIT. Du som kommer till årsmöteskonferensen som ombud behöver alltså ha med dig en smartphone, surfplatta eller dator med internetuppkoppling för att kunna rösta under hybridmötet. WiFi kommer att finnas på plats.

Läs EFS stadgar och styrelsens kommentarer till dessa på denna sida!

Under EFS årsmöte kommer att omröstningsperioder att hållas vid flera olika tillfällen. Alla omröstningar sker alltså inte samtidigt, så du som ombud behöver titta på föredragningslista med tidplan för att se när en viss omröstningsperiod påbörjas och avslutas.

Föredragningslista med tidplan publiceras här senast tre veckor före årsmötets början: https://www.efs.nu/arsmoteshandlingar

Alla EFS medlemmar har yttranderätt vid EFS årsmöte. Personer som inte ännu är medlemmar är välkomna med som åhörare.

För att delta i VoteIT utan att vara föranmäld gör du följande:

Gå till EFS.voteit.se i webläsaren
Logga in och skapa dig en användare (instruktion om hur du gör detta finns här!)
Leta upp årsmötet under dina möten eller klicka på länken till EFS årsmöte 2026 i högerspalten.
Om du vill få möjlighet att yttra dig kontaktar du ombud@efs.nu och begär att få yttranderätt i mötet. Mötesledningen granskar att du finns med i EFS medlemsregister och ger dig sedan rätt behörighet i systemet.

För att delta i hybridmöte kan du antingen vara på plats på årsmöteskonferensen eller logga in i VoteIT enligt ovan och där klicka på länken till videokonferensen för mötet.

Att vara ombud

Alla ombud på årsmötet behöver vara inloggade i VoteIT för att kunna delta i årsmötet måndag 11 maj till fredag 15 maj. För detta krävs en dator, surfplatta eller smartphone med internetuppkoppling. Under fredagens hybridmöte finns trådlöst WiFi för den som befinner sig på årsmöteskonferensen i Piteå.

Årsmötet inleds i ett Zoom-möte under måndag kväll. Exakt tid framgår av föredragningslistan (publiceras i mars). Därefter behöver man som ombud vara inloggad i VoteIT när man har möjlighet för att kunna engagera sig i diskussioner, ställa frågor eller lägga förslag till beslut. Alla beslut fattas med hjälp av omröstningsfunktionen i VoteIT. Beslutspunkterna är indelade i olika omröstningsperioder. Någon gång under varje omröstningsperiod behöver du som ombud vara inloggad för att kunna rösta. Vilka tider de olika omröstningsperioderna infaller framgår också av föredragningslistan när den publiceras. Det tar ca 5-10 minuter att avlägga röster under en omröstningsperiod, så du som ombud väljer själv när under omröstningsperioden du genomför omröstningen.

Årsmötet kommer att ajourneras varje kväll kl 21.00 och öppnas återigen morgonen därpå kl 08.00.

Måndag 11 maj: Årsmötet öppnar i Zoom på kvällstid. Exakt tid ej ännu bestämd. Omröstningsperiod 1 är öppen efter Zoom-mötet. Exakta tider ej ännu bestämda.

Tisdag 12 maj: Årsmötet öppnar i VoteIT kl. 08.00 och ajourneras kl. 21.00. Under denna tid är det möjligt att samtala, lämna förslag och ställa frågor i alla öppna punkter i föredragningslistan.

Onsdag 13 maj: Årsmötet öppnar i VoteIT kl. 08.00 och ajourneras kl. 21.00. Under denna tid är det möjligt att samtala, lämna förslag och ställa frågor i alla öppna punkter i föredragningslistan.

Torsdag 14 maj: Årsmötet öppnar i VoteIT kl. 08.00 och pågår fram till kl. 12.00. Under denna tid är det möjligt att samtala, lämna förslag och ställa frågor i alla öppna punkter i föredragningslistan. Omröstningsperiod 2 öppnar efter detta. Exakt sluttid för omröstningsperioden är ännu ej bestämd. Vid omröstningsperiodens slut ajourneras årsmötet.

Fredag 15 maj: Kl. 13.00 börjar årsmötets sista del som genomförs som ett hybridmöte. Du som ombud kan delta på plats i Piteå eller via Zoom. För att kunna göra inlägg i debatten hemifrån under hybridmötet behöver man ha en dator med både mikrofon och kamera.

Under denna del av årsmötet kommer två omröstningsomgångar att genomföras, men dessa är inte tidsatta i förväg. då de måste följa rytmen i det pågående mötet. Du som ombud måste alltså vara aktiv under hela tiden kl. 13.00-17.00.

Alla omröstningar, även under fredagen, sker i VoteIT. Även ombud på plats i Piteå behöver därför antingen ha med sig en egen enhet (mobiltelefon/surfplatta/dator) eller besöka någon av de röstningsstationer som finns på plats i årsmöteslokalen. Trådlöst WiFi kommer att finnas tillgängligt i lokalen.

Vi tror på styrkan i att föra samtal i samma rum och vill uppmuntra alla ombud som har möjlighet att delta på plats i Piteå.

Se också checklistan längre upp på denna sida!

För att delta på distans behöver du logga in i VoteIT. I VoteIT, under punkterna i dagordningen som behandlas under hybridmötet (p. 13–19), hittar du en länk för att ansluta till mötet. För att kunna synas med ljud och bild i årsmötet använder vi ett videomötessystem som kallas Zoom. Som deltagare i ett Zoom möte behöver man inte ha någon licens för programmet. Man kan delta i ett videomöte genom att öppna länken till mötet direkt i sin webbläsare, men det bästa är att hämta ner programmet Zoom till sin dator eller hämta appen Zoom till surfplatta eller mobiltelefon.

Se till att du uppfyller de tekniska kraven ovan!

Här du läsa mer om zoom och hur du ansluter digitalt till årsmötet i en användarguide

Läs mer om hur du använder VoteIT här

Ladda ner årsmöteshandlingarna här

Som deltagare i årsmötet på distans behöver du i god tid på torsdag logga in i VoteIT och kontrollera att du kan ansluta till Zoom. Årsmötet fortsätter kl 13.00 och då behöver du loggat in i Zoom. På fredag förmiddag kommer det finnas tillfälle att öva och testa tekniken. Länk till Zoom hittar du i VoteIT. I praktiken kommer du att ansluta till årsmötet via en länk för att via datorn begära ordet. När du begär ordet kommer du att kunna synas och höras på storbildsskärmen i lokalen, det är därför viktigt att du har fungerande ljud och bild.

Kom ihåg att anmäla dig till årsmöteskonferensen!
Delta i årsmötet textbaserat måndag-torsdag.
Se till att ta med rätt utrustning så du uppfyller de tekniska kraven ovan!
OBS! Du behöver logga in i VoteIT på plats för att kunna rösta i årsmötet. Ta därför med dig egen enhet med åtkomst till din mejl samt en webbläsare.

För dig som deltar i Värnamo är hybrid-delen av mötet på torsdagen väldigt likt ett vanligt fysiskt årsmöte. Du begär ordet med papperslappar via presidiet och går upp på scenen för att diskutera eller lägga förslag. Du kommer att kunna se dem som begär ordet på distans via skärmar i lokalen. Det som skiljer sig från det vanliga fysiska årsmötet är att beslut inte fattas med acklamation, utan genom omröstning i VoteIT under perioder som anges av årsmötets ordförande.

Alla registrerade ersättare bjuds in till VoteIT med behörighet att delta i mötet utan rösträtt.

Om du som ersättare ska inträda istället för ordinarie ombud från din förening behöver du få rösträtt. Det gör du genom att kontakta supporten på ombud@efs.nu.

Tillsammans med dagordningen utgör en tidplan grunden för ett digitalt, textbaserat årsmöte. Tidplanen anger när de olika dagordningspunkterna ska diskuteras respektive röstas om. Tidplanen tydliggörs i årsmöteshandlingen med dagordningen för mötet och kommer att fastställas i inledningen av årsmötet.

Tidsplanen följer följande struktur:

I ett textbaserat möte sker alla föredragningar, inlägg och omröstningar via text istället för tal. För att detta ska fungera behövs ett system som strukturerar rättigheter, dagordning, inlägg, förslag och omröstningar. EFS använder VoteIT som system.

I ett textbaserat årsmöte hanteras dagordningen utifrån en tidsplan när det fastställs under vilken period ett ärende diskuteras respektive beslutas om.

Läs mer om VoteIT som stöd för textbaserade årsmöten här!

Det förklaras på sidan ”Om VoteIT”.